WISTOOP会议室智能预约管理系统

 

 

        为了进一步简化会议室资源的管理，提高资源使用效率，避免会议资源的浪费或冲突，降低会议设备操作的复杂性，上海玺岳电子科技有限公司（官网：http://www.wistoop.net ）自主研发了WISTOOP会议室智能预约管理系统。用户只需要通过互联网即可随时在线了解每个会议室的当前资源状态和预约情况，并在线可视化预约会议室，添加与会人员，自动邮件发送会议资料，同时可把预约情况实时更新到会议室门口显示屏幕。 提高会议室使用率，优化会议流程，节省会议组织者和与会者的时间。同时还可自动管理会议室门锁以及会议室灯光、设备等，不再需要任何人为操作。

 

会议室使用常见问题

会议室使用者众多，资源紧缺，使用矛盾突出

无法提前获悉会议室使用状况，也无法方便地查询

经常有人进来看是否有人用，会议总是被打断

会议太多，容易忘记会议时间和地点

会议信息无法快速直接地在会议室显示屏幕上展示

会议设备总是需要提前很久准备

 

 

我们的解决方案

智能会议室统一调度，在线管理

基于网络，在线预订，随时查看会议室状况

系统自动化处理，会议信息自动实时推送到会议室显示屏

自动实时通知与提醒会议

硬件设备智能统一管理，和中控、门禁、一卡通等系统对接

与智能化办公管理系统、邮件、短信、微信系统等无缝对接

自动统计与分析会议数据

 

 

系统结构

 

        WISTOOP会议室智能预约管理系统基于PHP架构，使用了B/S系统，同时支持WINDOWS和LINUX操作系统平台，具有优良的可移植性、通用性、易用性及高可维护性。

        系统平台包括：会议室预约管理系统；数据库服务器；会议信息发布系统；会议信息发布客户端软件；及会议信息发布屏幕几个部分。利用IE浏览器进行PC端管理操作与在线查询预约，同时支持手机等移动终端的查询预约会议室。

         WISTOOP会议室智能预约管理系统可以和WISTOOP会议信息发布系统完美结合。统一界面管理。

 

主要应用环境

系统优势

安全性：

 

       安全是企事业单位信息系统非常重要的环节，尤其是重要的会议，一旦造成会议内容泄露，将给企事业单位造成相当严重的影响。

       WISTOOP会议室智能预约管理系统从三个方面保证系统的安全性：

       1，用户认证安全

       采用PHP 加密验证方式，所有页面均需授权才可访问；

       每个用户对应各自的角色，每个角色拥有各自的操作权限；

       不允许存在相同用户名的情况，杜绝假冒授权；

       用户密码采用MD5加密，保证密码明文安全；

 

       2，业务及网络安全

 

       非会议参与人员不允许查看会议内容及附件；

       所有页面输入全部进行SQL注入校验，防止非法执行系统指令；

       可采用SSL及证书验证，保护信息传递的安全；

 

       3，数据安全

       采用B / S架构，杜绝数据库服务器与客户端进行直接物理连接；

       数据库可自行设定策略进行定时备份，减少灾难性故障损失；

       采用专有的数据库账号登录，限定数据访问范围；

 

用户权限控制灵活:

 

        WISTOOP会议室智能预约管理系统，用户控制由：角色、权限、用户、用户组4个部分组成。角色对应权限，用户对应用户组，用户组对应角色，无论用户如何变换，都不会造成权限控制的混乱，使得用户权限管理做到安心、放心。

 

人性化查询预约界面:

 

    通过日视图、月视图直观、简洁的界面显示，可查看当日、当月的预定情况。

    可视化预约界面，可方便地了解会议室实际场景与设施情况。

    TIP标签显示会议信息，包括主题、申请人、部门及电话等。

    采用色块化显示，提供多种颜色区分不同会议状态。

    可循环预定会议，提供日循环、周循环、月循环等多种循环预定模式，并提供防恶意预定功能。

    根据部门所在位置，自动定位当前所在楼层，显示出当前楼层的会议室，方便查询和预约。

 

自动邮件、短信通知:

 

        WISTOOP会议室智能预约管理系统与网络移动技术充分结合，实现了一旦会议确认召开，就会提前自动向与会人员进行短信、邮件的通知和提醒，以免造成缺席、迟到等现象，进而有效地提高会议的执行效率。

便捷的会议室资源管理：

 

    按用户需求设定每间会议室的对应预订人群，对应审批方式和对应审批人员。

    对会议室内部资源的详细信息，目前状态，维修记录等进行系统化管理，并按需查询、提交和通知会议所需内部资源以及额外资源。

    管理员具有对会议室统一调配功能，可根据实际需要进行紧急退订调整。预订人员也可以在会议开始前一定时间段内灵活地根据实际情况变化进行会议取消。

 

多种会后的辅助管理工具：

 

    提交会议中遇到的问题反馈给管理员。

    上传会议纪要或文档资料，自动发送邮件给与会人员。

    部门召开会议信息与人员会议考勤信息的统计

    根据会议提供的内部及额外资源与会议时长进行会议计费统计。

 

开放灵活的平台:

 

    和微软EXCHANGE系统对接，可以实现在OUTLOOK客户端上预订会议，并实时推送会议信息到显示屏。

    可实现在会议室门口的触摸屏上进行现场临时预订会议，查询会议信息等功能。

    支持移动端（手机、PAD）进行查询预约会议室。

    可与OA或其他办公平台、信息发布平台、邮件平台、短信平台、微信平台等进行无缝对接。

    可与会议中控系统对接，实现会议室无人值守的管理模式。

    可与门禁系统对接，实现会议室智能出入授权管理，会议期间只允许与会人员进出，其他人员无法进入。

    可与一卡通系统对接，实现会议考勤智能化管理与统计。