为解决企业员工增长快，办公成本高，而外勤员工工位长期闲置，资源大量浪费的矛盾，我司自主研发了办公空间与资源智能共享管理平台，可实现PC端，移动端，现场屏幕端，多入口进行共享办公空间的查看，预约和导航。并采用人脸识别技术或二维码技术进行确认，采用物联网技术实现共享办公空间的电源自动开关；IP电话分机的号码与通讯录的自动分配和导入；网络的自动联通。给企业管理者提供实时空间使用的监测信息和数据统计，直观了解内部资源使用效率。

 

1，传统管理方式的企业痛点

 

目前许多大中型企业发展迅速，人员增加快，采用传统方式管理办公区域，会造成以下多种矛盾和困扰无法解决：

 

1．办公费用越来越高，尤其是购置或租用办公区域耗费大量成本

 

2．办公室内工位电源与区域照明管理无序，经常造成浪费

 

3．外勤人员的工位经常闲置

 

4．新入员工无工位使用

 

5．部门工位无法及时匹配

 

办公空间与资源智能共享管理平台可以很大程度地提高办公空间和资源的使用效率，避免浪费和冲突，降低企业办公费用，智能化自动化地进行办公区域资源分配和管理。

 

2，主要技术创新点

 

1．通过物联网技术，各子系统间无缝链接。采用“本地处理，云端同步”的架构可以构建丰富的实时通信场景。

 

2．采用PHP架构，个性化预约，自动分配空间，通过办公设备管理、商业流程管理、商业规则管理、公共资源管理 —— 该软件的所有组件密切协同，使得您能够直观地超越整个业务逻辑关系进行操作。

 

3．实时数据存储，提供方便快捷的云端数据存储功能。

 

4．实时地图与导航技术，通过管理平台中办公区内自动导览技术，自动引导您前往预定或指定的办公区域。

 

5．智能电源和灯控，可选择采用智能体感技术，根据人员活动情况开启/关闭电源及照明，节省不必要能源消耗。

 

6．智能门禁技术，将访客管理系统自动和门禁系统、梯控系统、与办公空间管理平台无缝对接，访客只需轻松扫描二维码即可到达指定办公空间加入会议。

 

7．办公智能应用AI技术，用户在使用移动应用时，系统会根据员工的喜好、设备情况、场景，智能地从云端（或服务器端）调用需要的网络、服务、资源，按需来提供，最终把后端云管理和应用自然的延伸到移动端。

 

8．彻底改变传统办公区域人工管理模式，减少固定空间面积和成本，把有限空间有效地流动利用起来，通过互联网，物联网，移动端，智能体感等技术，系统自动分配和调度资源，快递传递信息，在线区域化管理，提高使用效率，降低办公成本。

 

3，主要功能

 

1．员工可通过互联网，在移动端，PC端，前台触摸屏等多种入口，随时随地查看办公共享空间实时情况，根据自己当天工作内容，进行个性化的不同时间段的快捷在线预约。预约成功后系统自动发邮件、短信或是微信通知。

 

2．员工还可在需要小组一起进行某项工作时，同时协助预约系统规定数量内的工位，并选择预约时间段和被协助人姓名。系统会自动邮件、短信或是微信通知到被协助人。

 

3．系统可自动按照规定的时间，在预约开始时间之前进行邮件、短信或是微信的提醒。

 

4．系统可按企业需求，设定每个区域空间可预约使用的部门和人，以及需要的审批方式和对应的审批人员。

 

5．员工需要在系统规定时间内进入预约的办公空间进行扫码确认，系统自动化处理，同步标记空间占用状况，自动开启预约空间电源和区域照明，自动设置固定电话分机和网络联通。自动开启智能体感系统，根据人员活动情况开启/关闭电源及照明，节省不必要能源消耗。如在规定时间内没有进行扫码确认，系统自动将预约空间释放，以便其他人预约。

 

6．员工可在系统中方便地找到某个人的占用位置，并按照系统提供的地图和导航前往。

 

7．员工可在系统规定次数内进行已预约但尚未确认的空间的取消与修改。

 

8．超级管理员因空间有其他重要用途，可取消员工已预约但未确认的空间，系统自动通知预约员工。

 

9．系统可自动按照规定的时间，在预约结束时间之前进行邮件、短信或是微信的提醒。

 

10．员工在预约时间内可进行占用时间的延长和提前结束。如无冲突则系统自动延长至所需时间。如冲突会提醒改变延长时间。预约时间结束后，系统自动化处理，同步更新空间释放状况，自动关闭预约空间电源和区域照明，自动切断固定电话分机和网络。

 

11．和网络电源控制系统、电话程控交换机、网络交换机、智能体感等系统对接与互联，统一智能化管理办公资源。

 

12．与OA办公系统、邮件系统、短信系统、微信平台、信息发布系统等无缝对接与互联，将所有信息系统在办公空间资源管理上进行统一。

 

13．与访客管理系统、门禁系统、梯控系统、会议预约管理系统无缝对接，将人，权限，空间，资源，任务完美统一进行管理。

 

14．系统自动记录空间和资源的使用数据，并进行数据的统计与分析。

 

15．系统自动进行空间监测，达到系统规定使用比率，进行自动资源预警。

 

16．模块化设计，可按照用户实际需求进行定制化服务。

 

3， 系统结构

 

系统平台包括：共享办公空间与资源智能管理系统（PC端及移动端）；网络信息发布系统；区域电源与照明管理系统；区域网络与电话分机管理系统；智能体感系统；数据库；管理服务器；空间二维码确认；和空间信息发布触摸屏幕几个部分。利用IE浏览器进行PC端管理操作与在线查询预约，同时支持手机等移动终端的查询预约会议室。

 

4，系统主要优势：

 

系统基于PHP架构，使用了B/S系统，同时支持WINDOWS和LINUX操作系统平台，具有优良的可移植性、通用性、易用性及高可维护性。

 

A，安全性：系统从三个方面保证系统的安全性：

 

    1，用户认证安全

 

     采用PHP 加密验证方式，所有页面均需授权才可访问；

 

     每个用户对应各自的角色，每个角色拥有各自的操作权限；

 

     不允许存在相同用户名的情况，杜绝假冒授权；

 

     用户密码采用MD5加密，保证密码明文安全；

 

2，业务及网络安全

 

     所有页面输入全部进行SQL注入校验，防止非法执行系统指令；

 

     可采用SSL及证书验证，保护信息传递的安全；

 

3，数据安全

 

  

采用B / S架构，杜绝数据库服务器与客户端进行直接物理连接；

 

     数据库可自行设定策略进行定时备份，减少灾难性故障损失；

 

     采用专有的数据库账号登录，限定数据访问范围；

 

B，用户权限控制灵活：

 

用户控制由：角色、权限、用户、用户组4个部分组成。角色对应权限，用户对应用户组，用户组对应角色，无论用户如何变换，都不会造成权限控制的混乱，使得用户权限管理做到安心、放心。

 

C，人性化查询预约界面：

 

1．通过日视图、月视图直观、简洁的界面显示，可查看当日、当月的某个空间的预定情况。

 

2．可视化预约界面，在办公区域平面图中可方便地了解办公区域占用情况，和区域实际场景与办公设施配备情况。

 

3．TIP标签显示预约人或占用人的姓名、部门及电话。

 

4．采用色块化显示，提供不同颜色区分预约状态、占用状态、空闲状态等。

 

5．点击锁定了某个办公空间后，系统提供可视化地图导航功能。

 

6．可循环预定办公空间，提供日循环、周循环、月循环等多种循环预定模式，并提供防止恶意预定功能。

 

7．根据人员所在位置，自动定位当前所在楼层，显示出当前楼层的办公空间，方便查询和预约。

 

D，自动邮件、短信通知：

 

系统与网络和移动技术充分结合，实现了在空间预约成功后，以及预约开始和结束时间点前，系统自动向预约人进行短信、邮件或微信的通知和提醒，以免造成遗忘、迟到等疏漏，进而有效提高空间使用效率。

 

 

E，便捷的空间和资源管理：

 

1．按企业需求设定每个区域空间的对应预约人群，对应审批方式和对应审批人员。

 

2．系统按照预约人是否对应预约空间的二维码扫描确认，更新空间占用和空间释放。

 

3．系统按照最终的占用结束时间来自动进行空间释放和对应资源关闭。

 

4．空间占用确认开始及占用结束后，系统自动开启或关闭空间电源及区域照明，以及联通或断开固定电话分机和空间网络。并自动开启或关闭智能体感系统，根据人员活动情况开启/关闭电源及照明，节省不必要能源消耗。

 

5．管理员具有对办公空间有统一调配功能，可根据实际需要进行紧急取消调整。

 

6．预订人员也可以在空间确认前一定时间段内灵活地根据实际情况变化进行修改和取消。并可在占用时间内进行延长占用时间和提前结束占用的操作。 

 

F，多种智能管理工具：

 

1．提交空间使用中遇到的问题反馈给管理员。

 

2．自动进行空间监测，达到系统规定使用比率，向管理员进行资源预警。

 

3．人员考勤信息、空间使用效率、资源使用时长和费用等的统计。

 

4．资源与空间占用时长进行计费统计。

 

 

G， 开放灵活的平台可与其他系统互联互通：

 

1．多个查询预约入口：可实现在前台触摸屏上、PC端、手机移动端、微信端、叮叮平台等进行查询、预约办公空间。

 

2．可与OA或其他办公平台、信息发布平台、邮件平台、短信平台、微信平台等进行无缝对接。

 

3．可与网络电源控制系统系统、电话程控交换机、网络交换机等系统对接与互联，统一智能化管理办公资源。

 

4．可与访客管理系统、门禁系统、梯控系统、会议预约管理系统无缝对接，将人，权限，空间，资源，任务完美统一进行管理。